Strategie-Workshop Online

Was unsere Berater:innen Ihnen empfehlen, damit Ihre Strategie-Workshops auch online gelingen

Strategie-Workshops kann man nicht virtuell durchführen – oder doch? Uwe Malinoswki ist spezialisiert auf Coaching und die Beratung von Führungskräften. Katrin Bässler-Vogel unterstützt Führungskräfte in ihrer persönlichen Entwicklung und berät Teams in Veränderungssituationen und bei neuen Herausforderungen. Im Interview teilen die beiden ihre Erfahrungen zu Strategie-Workshops in der virtuellen Welt und geben wichtige Hinweise.

Lieber Uwe (UM), liebe Katrin (KBV), erst neulich habt ihr von einem virtuellen Strategie-Workshop erzählt, den ihr gemeinsam durchgeführt habt. Uns interessiert sehr, welche Erfahrungen ihr dabei gemacht habt. Wenn wir nämlich an Strategie-Workshops denken, dann kommen uns Bilder von Leitungsteams in den Sinn, die sich an einem besonderen Ort, z.B. in den Bergen oder an einem See, treffen. In stundenlangen Diskussionen wird um Ausrichtung und Sichtweisen gerungen, in Einzelgesprächen werden individuelle Klärungen vorangebracht – und schließlich gibt es ein Abendprogramm, das auf einer persönlichen Ebene noch einmal eine ganz andere Verbindung zwischen den Teilnehmenden ermöglicht.

Wir gingen bislang davon aus, dass „Strategie-Workshop“ eine Kontaktsportart ist, und waren sicher, dass das nur funktionieren kann, wenn sich alle in einem Raum miteinander befinden. Wirksame Strategie-Arbeit braucht Tiefe, Intensität und ein hohes Maß an Vertrauen – und das geht online nicht wirklich gut, oder? Aufgrund der Corona-Pandemie habt ihr in den letzten Monaten, gemeinsam oder individuell, einige Strategie-Workshops virtuell durchgeführt. Viele der bisher erprobten Vorgehensweisen lassen sich wahrscheinlich nur bedingt in die virtuelle Welt übertragen.

Sollten Leitungsteams dennoch Strategie-Workshops online durchführen?

UM: Meine Antwort ist uneingeschränkt „Ja“. Schließlich werden strategische Herausforderungen ja nicht weniger oder kleiner, wenn man sie liegen lässt. Angesichts der derzeitigen Reisebeschränkungen weiß niemand, wann man sich wieder persönlich treffen kann. Das gilt natürlich insbesondere für internationale Teams.

Gibt es denn bestimmte Voraussetzungen, die in jedem Fall erfüllt sein müssen?

UM: Auch wenn das keine Grundvoraussetzung ist: Wir haben insbesondere dann gute Ergebnisse erzielt, wenn die Teams sich bereits länger kennen. Vertrauen bildet die Basis dafür, Themen offen, kontrovers und mit Tiefe besprechen zu können. Und dazu ist es auf jeden Fall hilfreich, wenn man sich gut kennt.

KBV: Gleichzeitig macht es das Ganze schwieriger, da die Gruppe es gewohnt ist, im Strategie-Workshop anders miteinander umzugehen als im gehetzten Alltag: Sie können es sich in dieser speziellen Situation erlauben, vieles zu Ende zu diskutieren, egal wie lange es dauert. Ich denke gerade an einen Online-Workshop, bei dem wir neulich mit einem uns seit Jahren vertrauten Management Team gearbeitet haben. Die hitzigen Diskussionen haben die gut vorbereitete, virtuelle Form an die Grenzen gebracht. Durch unsere robuste Vertrauensbasis und den guten Kontakt trotz Distanz konnten wir das Ganze einfangen und zurück in die Struktur bringen.

Wenn ein Führungsteam einen Strategie-Workshop plant und virtuell abhalten möchte oder muss: Was muss man dabei beachten? Was ist anders als in einem Strategie-Workshop in Präsenz?

KBV: Wie erwähnt muss die Struktur hier in jedem Fall strikter sein als in einem Workshop, bei dem sich alle in einem Raum befinden. Da man virtuelle Workshops noch genauer vorbereiten muss, gibt es hier weniger Flexibilität; man kann weniger dynamisch auf Dinge reagieren und z.B. aus der Situation heraus den Ablauf oder die Methoden anpassen. Das bedeutet nicht, dass diese Form starr und unflexibel sein muss, man muss die Flexibilität eher zu einem gewissen Grad vorwegdenken. Auch eine andere nützliche und lieb gewonnene Gewohnheit ist im digitalen Format nicht umsetzbar: Die „by the way“-Klärung von Themen in bilateralen Gesprächen. Das sollten die Moderatoren auf dem Schirm behalten. Reflexionsschleifen untereinander und mit der Führungskraft oder Kontakt zu einzelnen Teilnehmenden bei Bedarf in den Zeiten zwischen den Modulen sollten dazugehören.

UM:
Und natürlich braucht es eine geeignete Infrastruktur, von ausreichend Bandbreite über ein gutes Set-up (Kamera, Mikrofon etc.) bis hin zu geeigneten Kommunikations- und Kollaborationsplattformen. Von uns als Beratern verlangt die Durchführung virtueller Workshops zusätzliche Kompetenz: Wir müssen die Tools kennen, je nach Einsatzbereich die passende Kombination auswählen und sie dann auch beherrschen. Natürlich haben wir hier dazugelernt in den letzten Monaten. Denn im Prinzip können die Plattformen alle die gleichen Dinge – aber im Detail sieht es dann doch immer etwas anders aus. Und wir haben auch die Sicherheit entwickelt ggf. innerhalb der Tools zu improvisieren. Aber auch diese Lernreise ist noch nicht zu Ende.

Nicht nur in Strategie-Workshops gibt es immer wieder Versuche, Konflikten aus dem Weg zu gehen, z.B. mit der Aufforderung „Lass uns das mal sachlich klären“.

KBV: Das funktioniert natürlich online genauso wenig, trotz bester sorgfältig vorbereiteter Strukturierung. Ich würde sogar sagen, dass dies noch schlechter zu bearbeiten ist, als wenn alle in einem Raum sind. Wenn Konflikte aus dem Nichts auftauchen oder Teilnehmende emotional werden, ist es noch weniger durch die Moderation steuerbar. Hier ist eine von Anfang an gut eingeführte Metakommunikation/Haltung noch wichtiger als sonst. Auch eine Vereinbarung zu Beginn, wie alle mit so einer Situation umgehen wollen, kann sich als hilfreich erweisen.

UM: Dies ist eine besondere Herausforderung, weil ich die Energie im Raum nicht spüren kann. Das geht mit den besten Tools nicht. Daher brauchen wir häufige Feedback-Schleifen. Das müssen kurze Interventionen sein, es muss schnell gehen, mit unterschiedlichen Methoden und Tools. Das ganze Workshop-Konzept und alle Methoden müssen auf Interaktion ausgerichtet sein, weder der Moderator noch irgendein Teilnehmender darf in den „Präsentationsmodus“ wechseln.

Was müsste passieren, damit der virtuelle Strategie-Workshop auf keinen Fall gelingt?

KBV: In einem klassischen Strategie-Workshop sind im Idealfall alle in einer Tagungslocation, mindestens aber in einem Raum. Das sorgt für Fokus und Konzentration und erleichtert, dass die notwendige Energie für die Themen entsteht. Wer scheitern will, übersetzt die klassischen Formate 1:1 digital. Ein professionell angesetzter Online-Workshop ist in mehrere, kürzere Einheiten aufgeteilt. Bewährt haben sich mehrere Blöcke von ca. 3 Stunden.

UM: Diese Struktur scheint für manche Teilnehmende eine Einladung zu sein, vor, zwischen und nach den Blöcken andere Themen aus dem Tagesgeschäft zu bearbeiten. Das funktioniert nicht. Dann entstehen weder Fokus noch Energie. Spätestens am zweiten Block an einem Tag sind einige Teilnehmende dann nicht mehr „dabei“ – und das kann man später kaum noch auffangen. Hier hat es sich bewährt, den gesamten Zeitraum von z.B. 1,5 oder 2 Tagen als Workshop-Zeit zu deklarieren. Durchaus mit der Ankündigung, dass zwischen den gemeinsamen Online-Zeiten Workshop-Arbeit als „Hausaufgaben“ einzuplanen ist.

Gibt es denn noch andere absolute „No-Go´s“?

UM: Wir beobachten in einigen Organisationen, dass aus den Erfahrungen mit Online-Formaten abgeleitet wird, dass hybride Formate das Mittel der Wahl sind. Darunter verstehen wir Formate, bei denen sich eine Gruppe der Teilnehmenden in einem Raum befindet, während andere online dazu geschaltet sind. Unserer Erfahrung ist, dass das überhaupt nicht funktioniert. Die Prozesse in einer Gruppe, die in einem Raum sitzt, können von den digital angebundenen Teilnehmenden nicht wahrgenommen werden. Und eine echte Beteiligung daran ist auch nicht möglich.

Das ist dann wie bei einem Aquarium: Alle, die in einem Raum sind, sind miteinander in Kontakt und verbunden; alle anderen sind hinter der Glasscheibe und beobachten das Geschehen. Vielleicht klopfen sie mal an die Scheibe, dann sind die „Fische“ kurz irritiert – und machen danach weiter wie zuvor.

KBV: Da wir Strategie-Workshops, wie gesagt, nicht 1-1 übersetzen können, braucht es mehr Planung bis der Workshop inhaltlich und technisch steht. Einen Workshop ad hoc ohne den nötigen Vorlauf vorzubereiten ist daher ein weiteres „No-Go“.

Was sind Vorteile der virtuellen Strategie-Workshops und was können wir aus den bisherigen Erfahrungen für die „neue Normalität“ lernen?

UM: Die Leitungsteams können sich in einem Online-Format häufiger treffen; die strategischen Themen können in kürzeren Zyklen besprochen werden. So wird auch eine agile, iterative Strategie-Entwicklung möglich. Und natürlich ist dann auch eine Kombination von Präsenz- und Online-Formaten denkbar und sinnvoll. Insgesamt gewinnen insbesondere die Leitungsteams, die über die ganze Welt verstreut sind, eine ganz neue Flexibilität.

KBV:
Auch hat die echte Einzelarbeit mit ihren individuellen Perspektiven wieder mehr an Stellenwert gewonnen. Das berücksichtigten wir in Workshops eher selten, dafür war „die Zeit zu schade". Jetzt schlagen wir regelmäßige Einzelreflexionen für die Zeiten zwischen den Online-Modulen vor, in denen sich jeder in Ruhe seine Gedanken machen kann und eine Präsentation vorbereitet. So entsteht eine gute Sichtbarkeit der individuellen Situation/Position und zeigt uns, wo der Einzelne steht. Während der längeren Pausen zwischen den Workshop-Modulen können auch Gruppen in Selbstorganisation ihre Aufgaben nach eigenem Gusto umsetzten. So haben wir gleich eine weitere Grundlage für gelingende virtuelle Formate berücksichtigt: Den häufigen Methodenwechsel.

Autoren

Katrin baessler vogel neu
Katrin Bässler-Vogel
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Dr. Uwe Malinowski
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